Modèles de mail pour inviter un donateur ou un élu à l'inauguration de l'association

Relecture le 23 juillet 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Lorsque l'on crée une association à but non lucratif, il faut obtenir des subventions pour financer son projet associatif, trouver des donateurs ou des partenaires et un local pour le siège de l'organisation afin de pouvoir se développer ou tout simplement pour continuer à exercer sa mission.

Ainsi, quand des mécènes, des élus locaux et des entreprises partenaires ont permis la création de l'association, il est d'usage de les convier à l'inauguration officielle dans les locaux en guise de remerciements et pour justifier de la bonne utilisation des fonds. C’est aussi offrir un temps de rencontre et de partage avec les partenaires institutionnels, les adhérents, les bénévoles, les mécènes, les riverains et la presse locale.

L’inauguration d’une association constitue un moment symbolique fort, marquant à la fois la concrétisation d’un projet collectif et le début d’une aventure humaine tournée vers l’intérêt général. Qu’il s’agisse d’une association culturelle, sportive, caritative ou éducative, cette première prise de parole publique permet de présenter ses objectifs, ses valeurs, son équipe fondatrice et les actions à venir.

Dans cet article, nous vous proposons des conseils concrets pour rédiger une lettre ou une carte d’invitation à l’inauguration de votre association, ainsi que des modèles de texte personnalisables à télécharger gratuitement au format Word ou PDF.

Exemples de texte d'invitation pour l'inauguration au format Word ou PDF

1 - Pour inviter les donateurs et les mécènes de l'association

Ce modèle de lettre est destiné à remercier formellement une entreprise, une collectivité ou un mécène ayant contribué matériellement au lancement de votre association (don de matériel informatique, prêt de locaux, financement, etc.), tout en l’invitant à participer à l’inauguration officielle. Le ton est chaleureux et professionnel, adapté à un contexte de coopération entre acteurs du territoire autour d’un projet à vocation sociale ou solidaire. Cette lettre permet également de souligner la présence d’élus et de médias, renforçant ainsi le caractère officiel et symbolique de l’événement.

Vous pouvez aussi vous inspirer de notre exemple de texte de remerciement pour l'aide apportée à une association (prêt de local ou de matériel)

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 18 août 2025

Objet : Inauguration de l'association [Nom]

Madame, Monsieur,

Au nom de l'association [Nom], je tenais à vous remercier chaleureusement pour les serveurs et les terminaux que votre société nous a généreusement mis à disposition [à adapter selon l'aide apportée] et j'ai le plaisir de vous informer que nous sommes désormais prêts à commencer nos différentes actions sociales.

C'est pourquoi, nous serons heureux de vous accueillir dans nos locaux situés au [adresse] le [date] à [heure] pour l'inauguration officielle de l'association en présence de Monsieur [Nom], maire de [Ville], de Madame [Nom], député du [département] et des différents médias régionaux.

C'est grâce à des acteurs engagés comme vous que des projets humains comme le nôtre peuvent voir le jour et nous sommes impatients de vous présenter nos installations, ainsi que nos premières missions et nos objectifs pour la première année.

A l'issue du discours de présentation du Président de l'association [Nom], un buffet préparé par des producteurs locaux vous sera proposé pour le plus grand plaisir de tous.

Encore une fois, et de la part de tous nos bénévoles et de moi-même, je vous prie de recevoir, Monsieur [Nom], nos sincères remerciements.

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2 - Pour inviter les élus locaux, les adhérents et les bénévoles à l'inauguration

Cet autre modèle de lettre d'invitation à l'inauguration d'une association est spécialement conçu pour convier les élus locaux, les adhérents et les bénévoles à célébrer ensemble cet événement marquant. La lettre est formulée dans un style convivial en mettant en avant les valeurs associatives, le dynamisme de l'équipe fondatrice, ainsi que les objectifs essentiels de l'organisation.

Nous vous recommandons aussi notre exemple de discours du responsable pour l'inauguration des locaux

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 18 août 2025

Objet : Invitation à l’inauguration officielle de l'association [Nom de l'association]

Madame, Monsieur,

Nous avons l'immense plaisir de vous convier à l'inauguration officielle de notre association, [Nom de l'association], qui se tiendra le [date de l'événement] à [heure], dans nos locaux situés au [adresse complète].

Créée dans le but de [préciser brièvement la mission principale et l'objectif de l'association], notre structure a vocation à agir activement au service de la vie locale. Cette cérémonie inaugurale sera l'occasion de vous présenter nos projets, notre équipe ainsi que les activités que nous souhaitons développer grâce à votre soutien et à votre engagement précieux.

Votre présence serait un honneur et une réelle marque d'encouragement pour l'ensemble de nos bénévoles et adhérents, particulièrement investis dans ce projet collectif. La cérémonie sera suivie d’un moment convivial autour d’un cocktail, permettant des échanges informels.

Merci de bien vouloir confirmer votre présence avant le [date limite RSVP], par téléphone au [numéro] ou par courriel à l'adresse suivante : [email].

Dans l'attente et l'espoir sincère de vous accueillir à nos côtés pour célébrer ce nouveau départ, nous vous adressons nos plus cordiales salutations.

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Comment rédiger une carte d'invitation pour l'inauguration de l'association ?

Pour convier les différents acteurs à l'inauguration de la structure fraichement créée, il faudra prendre en compte le statut de la personne. Ainsi, les généreux mécènes, les donateurs et les élus locaux pourront être invités officiellement par courrier au nom de l'association, tandis que les bénévoles et les membres pourront être invités grâce aux réseaux sociaux ou par email par exemple. Voici quelques conseils utiles :

Adressez la lettre nominativement si possible (ex. : Madame la Maire, Monsieur le Directeur de...), ou en ciblant un groupe spécifique (élus, partenaires, riverains, etc.), pour personnaliser l’invitation.
Dès les premières lignes, indiquez qu’il s’agit de l’inauguration de votre association en précisant son nom, sa vocation (culturelle, sociale, environnementale, etc.) et, si besoin, quelques mots sur sa création.
Indiquez la date, l’heure et le lieu précis de l’inauguration, en ajoutant éventuellement un plan d’accès ou des précisions sur le stationnement.
Quelques lignes sur le déroulé de la cérémonie (discours, présentation de l’équipe, cocktail, visite des locaux...) permettront d’éveiller la curiosité des invités et d’ancrer l’événement dans une dimension conviviale.

Le conseil de l'expert : Pour anticiper le nombre de participants, indiquez une date limite de réponse et un contact pour la confirmation (RSVP).

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