Exemple de demande de délai pour la soutenance d'un mémoire en Licence ou Master
Préparée sous les directives d'un directeur, le mémoire de fin d'études est l'aboutissement d'un travail individuel mené par l'étudiant qui sera évalué et débattu lors d'un grand oral ou d'une soutenance devant un jury. Il concerne essentiellement les masters, mais on le retrouve également pour certaines licences et formations spécialisées. Une impossibilité de se présenter à l'oral le jour j peut être sanctionnée par la non-délivrance du diplôme ! Ci-après un modèle de lettre pour obtenir le report de la date d'un grand oral ou d'une soutenance.
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Objet : Demande de report de ma soutenance de mémoire
Madame la Directrice,
Actuellement inscrit(e) en [intitulé complet de la formation], je me permets de solliciter votre bienveillance afin d’obtenir un délai supplémentaire pour la soutenance de mon mémoire de fin d’études initialement prévue le [date prévue].
En effet, en raison de [exposer brièvement le motif : ex. « problèmes de santé survenus ces dernières semaines » / « difficultés familiales imprévues » / « un retard accumulé dans la finalisation de mes recherches »], il m’a été difficile de mener à bien la rédaction de mon mémoire dans les délais impartis. Mon encadrant pédagogique, [titre et nom de l’enseignant], est informé de la situation et soutient ma démarche.
Conscient(e) de l’organisation que suppose le calendrier universitaire, je souhaiterais bénéficier d’un report de quelques semaines afin de pouvoir finaliser mon travail dans des conditions satisfaisantes et assurer une présentation de qualité devant le jury. Si cela est envisageable, je me tiens à votre disposition pour convenir d’une nouvelle date de soutenance qui respecterait les contraintes de la formation.
Je vous remercie sincèrement de l’attention que vous porterez à ma demande et reste disponible pour vous fournir tout justificatif complémentaire.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, à mes salutations respectueuses.
Exemple pour demander une dérogation pour la soutenance d'une thèse de doctorat
La soutenance d'une thèse de doctorat est l'examen final de l'étudiant avant d'obtenir le statut de docteur. Il s'agit d'une présentation orale de ses travaux de recherche devant un jury composé d'enseignants-chercheurs et de professionnels de la discipline. Les études doctorales durent 3 ans et représentent un travail et un investissement très important du candidat. Certaines circonstances de la vie peuvent faire prendre du retard à l'étudiant et compromettre la réussite de la soutenance de la thèse (maladie, accident, évènement familial). Ci-dessous un modèle de lettre pour demander une dérogation pour la soutenance d'une thèse.
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Objet : Demande de report de ma soutenance de thèse. LRAR
Monsieur le Doyen,
Faisant suite à votre courrier du [date] m’indiquant la date retenue par le Conseil de l’UFR de [domaine] pour la soutenance de ma thèse, je me permets de solliciter votre bienveillance afin d’obtenir un report exceptionnel de cette échéance.
Après concertation avec mon directeur de recherche, Monsieur [Nom], nous sommes arrivés à la conclusion qu’un délai supplémentaire d’un mois serait nécessaire pour finaliser dans de bonnes conditions l’organisation et la présentation de mes travaux de recherche. Cette demande s’appuie sur un motif sérieux.
En effet, en date du [date], j’ai été victime d’un accident de la circulation, dont je n’étais pas responsable. Cette situation a engendré une interruption prolongée de mes activités scientifiques, nécessitant un protocole de rééducation de trois mois au centre de réadaptation de Kerpape à Lorient.
En effet, le [date] j'ai été victime d'un accident de la circulation où ma responsabilité n'était pas engagée et j'ai dû interrompre mon travail de thèse pendant trois mois afin de suivre un protocole de rééducation au centre de Kerpape à Lorient.
Malgré une reprise progressive et un engagement soutenu dans la finalisation de ma thèse, le temps perdu ne pourra être entièrement rattrapé dans les délais initiaux. Afin de garantir la qualité scientifique du travail soumis et de permettre une soutenance conforme aux exigences académiques de l’université, je sollicite une prolongation exceptionnelle d’un mois.
Je reste bien entendu disponible pour convenir d’une nouvelle date compatible avec les impératifs de l’école doctorale et des membres du jury. A cette fin, je me tiens également à votre disposition pour transmettre toute pièce justificative complémentaire.
Dans l'attente de votre retour, je vous prie de croire, Monsieur le Doyen, à ma très haute considération.
Comment obtenir un report de son grand oral ou d'une soutenance ?
Afin de se présenter dans les meilleures conditions à sa soutenance, il peut être judicieux d'obtenir un délai supplémentaire. Toutefois pour être accepté, le report devra être raisonnable, reposer sur un motif sérieux et de préférence ne pas impliquer une modification du jury. Voici quelques conseils pour réussir cette demande de dérogation :
- Adressez votre demande au bon interlocuteur : Doyen, directeur de l’UFR, responsable de formation ou directeur de l’école doctorale, selon votre niveau d’étude. Vérifiez à qui revient la compétence de valider les reports dans votre établissement.
- Expliquez brièvement le contexte, mais précisément la raison du report (maladie, accident, retard justifié, etc.). Joignez des justificatifs qui appuieront votre demande (certificat médical, attestation du directeur de mémoire, etc.).
- Il est fortement recommandé de signaler que votre encadrant pédagogique est informé de votre démarche et qu’il la soutient. Pour montrer votre bonne foi et votre volonté de respecter les contraintes de l’établissement, vous pouvez suggérer un délai raisonnable.
Le conseil de l'expert : N’oubliez pas que le report est une faveur, non un droit. Le soutien de son directeur de recherche ou de son responsable pédagogique est souvent indispensable dans cette démarche.