Modèles de lettre pour répondre à une demande d'explication pour un retard

Relecture le 03 juillet 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Arriver en retard au travail, ça peut arriver à tout le monde ! Normalement si c'est exceptionnel et excusable, l'employeur ne peut pas sanctionner son salarié pour ce motif. En effet, pour constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement, les absences doivent être répétitives et provoquer un préjudice à l'entreprise et le salarié doit être soumis à des horaires précis de travail et correctement informer à ce sujet (contrat de travail, panneau d'affichage dans l'entreprise, etc). Il pourra toutefois faire l'objet d'un rappel à l'ordre, voire d'un avertissement. En revanche, la chambre sociale de la Cour de cassation dans son arrêt du 21 mars 2012 précise qu'une retenue sur la paie du salarié en retard est possible au prorata (c'est-à-dire à la minute près), sans que cela constitue pour autant une sanction disciplinaire ou une amende pécuniaire prohibée.

Si ne pas arriver à l'heure au travail peut constituer une faute, certains événements excusables peuvent empêcher un salarié de bonne foi d'être à son poste de travail à l'heure prévue, sans qu'il y ait eu négligence, insubordination ou volonté de nuire de sa part. C'est le cas par exemple, si une ligne de bus ou de métro est supprimée le matin même sans que le salarié n'ait pu prendre les dispositions nécessaires. Toutefois, le lendemain, ce motif n'est plus excusable, car le problème est devenu prévisible et c'est au salarié de s'organiser et de trouver une solution. Ce principe d'imprévisibilité se rapproche donc de la force majeure au sens de l'Article 1218 du Code civil. Peuvent être excusables, les retards dus à un enfant malade, à une panne de voiture en se rendant au travail, à un événement météorologique important ou à un accident de la circulation entrainant un bouchon par exemple (liste non exhaustive). Dans cet article, nous vous offrons des conseils et des modèles de lettres pour répondre à une demande d’explication de l'employeur concernant un retard au travail. Nos exemples sont disponibles gratuitement en formats Word et PDF pour être facilement adaptés.

Exemples de mail pour justifier son retard à son poste au format Word ou PDF

1 - Expliquer son retard après une panne de voiture

Pour vous aider à répondre de manière professionnelle à une demande d'explication d'un employeur pour votre retard, nous vous proposons ci-après un modèle de lettre ou de mail destiné à justifier un retard au travail en raison d’une panne de voiture en se basant sur les principes jurisprudentiels des retards excusables.

Nous vous recommandons aussi notre exemple de lettre pour répondre à une demande d'explication écrite

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 19 juillet 2025

Objet : Explication de mon retard du [date]

Monsieur le Directeur,

Je vous prie de bien vouloir excuser mon retard de ce matin.

En effet, ma voiture est tombée en panne en pleine campagne, ce qui m’a contraint à attendre l’intervention de la dépanneuse. Vous trouverez en pièce jointe l’ordre de mission transmis par mon assurance au garage, attestant de la panne survenue.

Selon la jurisprudence en vigueur, ce type de situation est considéré comme un retard excusable, car il s’agit d’un événement exceptionnel, imprévisible et indépendant de ma volonté.

Je suis sincèrement désolé pour avoir désorganisé le service et je remercie mon collègue de m'avoir suppléé jusqu'à mon arrivée. Afin de compenser ce retard, je suis disposé à ajuster mes horaires de travail ou à effectuer des heures supplémentaires si nécessaire.

En vous remerciant de votre compréhension, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à mes salutations les plus respectueuses.

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2 - Expliquer son absence à cause d'un enfant malade

Cet autre modèle de lettre ou de mail vous permet d’expliquer de manière formelle et argumentée un retard causé par la maladie de votre enfant, en vous appuyant sur la jurisprudence relative aux retards excusables. N’oubliez pas d’adapter les informations personnelles et spécifiques à votre situation avant de l’envoyer.

Nous avons aussi un modèle de lettre pour justifier le retard d'un enfant à l'école

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 19 juillet 2025

Objet : Mon retard du [date]

Monsieur le Directeur,

Je vous écris pour vous présenter mes excuses concernant mon retard ce matin.

En effet, ma fille était souffrante et j'ai été dans l'obligation de faire venir le médecin comme vous le constaterez sur le certificat médical ci-joint. Je suis sincèrement désolé pour ce désagrément et vous propose de rattraper la demi-journée perdue sur le reste de la semaine ou la déduire de mes jours de RTT.

Selon la jurisprudence actuelle, ce type de situation est considéré comme un retard excusable, étant donné qu’il s’agit d’un événement imprévu et indépendant de ma volonté.

En vous remerciant de votre compréhension, je vous prie de recevoir, Monsieur le Directeur, mes salutations les plus sincères.

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3 - Justifier son retard après un problème de transport (grève)

Afin de couvrir différentes situations pouvant entraîner un retard au travail, voici un modèle de lettre ou de mail adapté pour expliquer un retard causé par un problème de transport que vous pourrez facilement adapter à votre situation.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour prévenir l'employeur de son retard au travail pour la rentrée scolaire

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 19 juillet 2025

Objet : Explication de mon retard du [date]

Madame la Directrice,

En raison d’un mouvement social imprévu, les transports en commun ont été fortement perturbés, ce qui m’a empêché de prendre mon train habituel pour me rendre au travail. Malgré mes efforts pour trouver une alternative, j’ai finalement dû arriver avec deux heures de retard.

Je vous informe également que pour les jours suivants, j'ai pris les dispositions nécessaires pour éviter que cette situation se reproduise. Je vous propose aussi de déduire ces 2 heures de mes heures à récupérer.

Je vous remercie pour votre compréhension et vous prie de croire, Madame la Directrice, à mon profond respect.

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Comment justifier un retard à son poste de travail ?

Même si le motif du retard est excusable, le salarié devra prévenir au plus vite son employeur par tout moyen (téléphone, SMS, mail), sans entrer dans des détails superflus et lui transmettre les justificatifs nécessaires (certificat médical, rapport de police, facture du garagiste, etc) s'il en fait la demande. Il est également possible de rattraper son retard en décalant ses horaires de travail ou les déduire des heures de récupération, mais l'employeur ne pourra pas l'imposer, car le retard du salarié ne rentre pas dans le cadre des heures perdues.

Le conseil de l'expert : en cas de litige avec l'employeur, c'est le Conseil des prud'hommes qui appréciera le caractère fautif du retard.

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