Exemple de lettre de réclamation pour les retards répétés de livraison
Vous faites face à des retards répétés dans la livraison de vos commandes auprès de vos fournisseurs ? Ce modèle de lettre de réclamation pour des retards de livraison est conçu pour vous aider à exprimer clairement vos attentes tout en restant professionnel. Que vous ayez besoin d'assurer la continuité de votre production ou de faire valoir vos droits en tant qu'acheteur, cet exemple que vous pouvez envoyer par mail ou en recommandé vous permettra de formuler une demande ferme tout en ouvrant la porte à une solution amiable.
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Objet : Livraison de la commande [numéro] - LRAR
Madame la Directrice,
Je fais suite à notre conversation téléphonique du [date] concernant le retard important dans l'expédition de ma commande n° [numéro] passée le [date], pour un montant de [montant] euros. Malgré nos précédents échanges, je constate avec regret que les délais de livraison ne cessent de s'allonger, ce qui devient de plus en plus problématique pour la continuité de mes activités.
Comme vous le savez pour assurer le bon fonctionnement de nos chaînes de production, il est impératif que les articles commandés me soient livrés dans les temps, conformément au contrat que nous avons conclu. Chaque jour de retard supplémentaire cause un préjudice significatif à mon entreprise et compromet sérieusement nos relations commerciales.
Je vous demande donc de bien vouloir procéder à l'expédition de cette commande dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la réception de ce courrier. À défaut, je me verrai dans l'obligation de demander la résolution du contrat de vente et des dommages et intérêts, conformément aux dispositions des Articles 1610 et 1231-1 du Code civil relatives aux obligations contractuelles. De plus, je serai contraint de me tourner vers un autre fournisseur pour mes commandes futures, ce qui, vous en conviendrez, n'est dans l'intérêt ni de votre société ni de la mienne.
Par ailleurs, en raison des désagréments causés par ces retards répétitifs, je sollicite de votre part un geste commercial pour compenser le préjudice subi.
Dans l'attente d'une réponse rapide et d'une résolution satisfaisante de cette situation, je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, à mes salutations distinguées.
Exemple de mail de réclamation en lien avec la qualité de la marchandise
Vous avez reçu des marchandises dont la qualité ne correspond pas à vos attentes ou à ce qui était convenu lors de votre commande ? Ce modèle de lettre de réclamation est conçu pour vous aider à formuler une demande claire et précise auprès de votre fournisseur en lui rappelant les obligations légales du vendeur en matière de conformité des biens. Utilisez ce modèle pour demander un remplacement, un remboursement ou une compensation commerciale adaptée à la situation.
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Objet : Réclamation concernant la qualité des marchandises – Commande n° [numéro] – LRAR
Madame, Monsieur,
Nous vous écrivons au sujet de la commande n° [numéro], passée le [date], et dont la livraison a été effectuée le [date de livraison]. Après inspection minutieuse des marchandises livrées, nous avons constaté des problèmes de qualité sur certains articles qui ne répondent pas à nos attentes ni aux normes habituelles de votre entreprise.
Spécifiquement, nous avons relevé les problèmes suivants :
- [Description détaillée du premier problème de qualité]
- [Description détaillée du deuxième problème de qualité]
- [Description détaillée du troisième problème de qualité]
Ces défauts de qualité ont un impact négatif sur notre activité, entraînant [expliquez brièvement les conséquences : retards de production, insatisfaction des clients, pertes financières, etc.].
Conformément à l'Article 1604 du Code civil, vous êtes tenu de délivrer une marchandise conforme à celle convenue lors de la vente. En outre, l'Article 1641 du Code civil précise que le vendeur est responsable des vices cachés qui rendent la chose impropre à l'usage auquel on la destine. À ce titre, nous vous demandons de bien vouloir procéder au remplacement des articles défectueux dans les plus brefs délais ou, à défaut, de nous proposer une autre solution adéquate comme un remboursement partiel ou un avoir sur la prochaine facture en compensation du préjudice subi.
Nous souhaitons également que vous preniez les mesures nécessaires pour éviter que de tels problèmes ne se reproduisent à l'avenir. Nous vous prions également de nous fournir une explication détaillée de l'origine de ces problèmes de qualité.
Sachez que nous apprécions notre partenariat commercial et sommes convaincus que cette situation sera résolue rapidement et de manière satisfaisante. Nous restons à votre disposition pour discuter de cette affaire plus en détail et trouver une solution mutuellement bénéfique.
Dans l'attente d'une réponse rapide, veuillez recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
Exemple de lettre de mécontentement pour le manque de communication
Ce troisième modèle de lettre a été imaginé pour aborder de manière directe et professionnelle le problème du manque de communication avec votre fournisseur. Il lui rappelle l'importance d'une bonne communication pour maintenir une relation commerciale saine et propose des solutions concrètes pour résoudre les problèmes rencontrés. En demandant des mises à jour régulières et un interlocuteur dédié, cet exemple vise à rétablir la confiance et à assurer le bon déroulement des opérations commerciales.
Objet : Mécontentement concernant le manque de communication
Monsieur le Directeur,
Nous souhaitons attirer votre attention sur un problème de communication récurrent que nous rencontrons dans le cadre de notre collaboration. En tant que partenaire commercial de longue date, nous sommes particulièrement déçus et préoccupés par cette situation qui affecte sérieusement notre collaboration.
Depuis [mentionner la période], nous avons constaté plusieurs problèmes importants. Tout d'abord, nous n'avons reçu aucune réponse à nos emails et messages téléphoniques datant du [dates précises]. De plus, nous avons remarqué un manque flagrant d'information concernant [mentionner les sujets spécifiques : état des commandes en cours, changements de prix, modifications de produits, etc.]. Enfin, nous avons observé des retards importants dans la transmission d'informations essentielles pour notre activité, notamment [donner des exemples concrets].
Cette absence de communication a des conséquences directes et sérieuses sur notre entreprise. Nous nous trouvons dans l'incapacité de planifier nos opérations, ce qui perturbe considérablement notre chaîne de production. De plus, cette situation nous met dans l'impossibilité de répondre aux demandes de nos propres clients, ce qui nuit à notre réputation et pourrait entraîner des pertes financières. Enfin, et c'est peut-être le plus préoccupant, cette situation érode progressivement la confiance que nous avions placée dans notre relation commerciale.
Nous attendons de votre part une explication détaillée des raisons de ce manque de communication. Nous souhaitons également que vous désigniez un interlocuteur dédié au sein de votre entreprise pour assurer un suivi régulier de nos demandes. Il nous semble indispensable que vous mettiez en place un processus de communication clair, avec des délais de réponse garantis. Enfin, nous pensons qu'il serait bénéfique d'organiser une réunion dans les prochains jours pour discuter de ces problèmes et définir ensemble un plan d'action concret.
Nous espérons sincèrement que ces problèmes pourront être résolus rapidement et que notre partenariat pourra continuer sur des bases plus solides.
Dans l'attente de votre réponse, nous vous prions d'agréer, Monsieur le Directeur, à nos meilleures salutations.
Comment formuler sa réclamation auprès de son fournisseur ?
Quand un acheteur signe le bon de commande ou le devis de son fournisseur, la vente est actée et devient un contrat qui engage un vendeur à remettre la chose et l'acquéreur à la payer (Article 1582 du Code civil). Le fournisseur est donc tenu à une obligation de délivrance des biens conformes à la commande, et ce, à la date ou dans les délais de livraison prévus avant la conclusion de la vente. Mais en tant que professionnel, annuler une commande n'est pas forcément intéressant, car cela demanderait de trouver un nouveau fournisseur proposant les mêmes produits dans des tarifs comparables et il y a de grandes chances que la nouvelle commande ne soit pas livrée plus tôt.
Dans cette optique, il est souvent plus judicieux de formuler une réclamation en bonne et due forme afin de donner une chance à votre fournisseur de corriger les erreurs. Voici quelques conseils de rédaction :
- Pour que votre réclamation soit prise au sérieux, il est important de rester clair, concis et professionnel. Tout d'abord, veillez à exposer les faits de manière précise : indiquez la date de la commande, le numéro de celle-ci, ainsi que les délais de livraison convenus.
- Ensuite, décrivez avec exactitude les problèmes rencontrés, qu'il s'agisse de retards répétés, de marchandises défectueuses ou non conformes à la commande ou d'une absence de communication.
- Pour renforcer l'impact de votre réclamation, appuyez vos propos par des preuves concrètes telles que des photos des produits défectueux, des copies de bons de livraison, ou des échanges de courriels attestant des retards. Il est également recommandé de rappeler les obligations légales du fournisseur, en citant les clauses contractuelles ou les articles du Code civil qui s'appliquent.
- Enfin, proposez une solution amiable en précisant vos attentes : remplacement des marchandises, réduction du prix, ou encore compensation pour les retards.
Le conseil de l'expert : n’hésitez pas à demander un geste commercial à votre fournisseur en cas de problèmes répétés ou importants. Que ce soit sous la forme d'une réduction sur une prochaine commande, d'un avoir ou d'une livraison gratuite.