Lettre de réclamation pour demander des travaux de mise aux normes de l'immeuble
Ce modèle de lettre est destiné aux copropriétaires souhaitant adresser une réclamation formelle au syndic de l’immeuble concernant des travaux de mise aux normes non réalisés. Notre exemple peut être utilisé, par exemple, lorsqu’un prestataire mandaté par le syndic n’est pas intervenu dans les délais ou que l’absence d’intervention fait peser un risque sur la sécurité de l’immeuble. Il s’agit d’une mise en demeure de faire les travaux, envoyée de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception, afin de formaliser clairement la demande.
➤ Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour demander l'autorisation au bailleur de faire des travaux
Objet : Mise en demeure de faire des travaux - LRAR
Madame,
Faisant suite à notre conversation téléphonique de ce jour, nous souhaitons, par la présente, vous faire part de notre vive préoccupation concernant l’état des installations de la chaufferie collective de l’immeuble situé [adresse complète de l’immeuble].
Comme vous le savez, la société de plomberie [Nom de l’entreprise], mandatée pour effectuer les réparations nécessaires, est intervenue le [date d’intervention] afin de constater les dysfonctionnements et l’obsolescence de certaines installations. Malgré ce constat et les échanges antérieurs, aucune intervention concrète n’a été réalisée à ce jour pour procéder à la mise aux normes requise.
Cette situation est d’autant plus préoccupante qu’elle a déjà fait l’objet de plusieurs signalements auprès de vos services, restés sans suite. En conséquence, et au vu des risques encourus (notamment en cas de dégât des eaux ou de panne généralisée du système de chauffage), nous tenons à préciser que les copropriétaires ne sauraient être tenus responsables de toute dégradation ou sinistre pouvant résulter de l’inaction constatée.
Par ailleurs, nous avons pris contact avec nos assureurs respectifs, qui nous ont clairement indiqué qu’en l’état, aucune prise en charge ne serait accordée en cas de sinistre lié à ce défaut de mise en conformité, du fait d’un manquement aux obligations contractuelles du syndic.
Aussi, nous vous mettons formellement en demeure de prendre toutes les mesures nécessaires pour que les travaux soient réalisés dans les plus brefs délais, et ce, conformément aux obligations qui vous incombent en tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires.
Dans l’attente d’un retour rapide de votre part accompagné d’un calendrier d’intervention, veuillez croire, Madame, à nos salutations distinguées.
Exemple de lettre de contestation du montant des charges de copropriété
Ce modèle de lettre permet à un copropriétaire de contester le montant des charges de copropriété qui lui ont été imputées à la suite de la réception d’un relevé annuel ou d’un appel de fonds. Il s’agit d’un courrier à caractère formel dans lequel le copropriétaire exprime une réserve sur la répartition des charges, en invoquant l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965, tout en demandant des justificatifs ou une rectification.
➤ Nous avons aussi un exemple de lettre pour demander un justificatif du décompte des charges locatives
Objet : Charges de copropriété - LRAR
Madame, Monsieur,
Propriétaire de l’appartement n°[numéro du lot], situé au [adresse complète], je fais suite à votre courrier du [date] m’informant du détail des charges de copropriété arrêtées pour l’exercice [année].
Après examen attentif de ce relevé, je souhaite attirer votre attention sur plusieurs postes de dépenses qui, selon moi, ne reflètent pas une répartition conforme aux dispositions de l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965. Celui-ci stipule que les charges doivent être réparties en fonction de l’utilité que les services et équipements présentent à l’égard de chaque lot.
Or, certains montants qui me sont imputés semblent ne pas respecter ce principe, notamment : [détailler ici les éléments en litige, par exemple : « des frais d’entretien d’un ascenseur que mon lot, situé au rez-de-chaussée, n’utilise pas », ou « une répartition égale des frais de chauffage alors que des répartiteurs individuels sont installés »].
En conséquence, je conteste le montant des charges figurant dans votre relevé et vous demande de bien vouloir m’adresser les justificatifs afférents à ces postes, ou, le cas échéant, un état rectificatif conforme à la répartition légale.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguée.
Exemple de mail pour demander la convocation d'une AG et poser une question
Dans le cadre de la gestion d’une copropriété, les copropriétaires peuvent être amenés à demander la tenue d’une assemblée générale lorsqu’aucune réunion n’a eu lieu depuis plus d’un an, ou à soumettre une question à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine AG. Cet exemple de courrier regroupe ces deux demandes permettant de formuler une demande légitime auprès du syndic.
➤ Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre de procuration pour se faire représenter à l'assemblée générale
Objet : Assemblée générale du syndic de copropriété
Madame, Monsieur,
En tant que copropriétaire de l’appartement n°[numéro], situé au [adresse complète de l’immeuble], je me permets de vous adresser ce courrier afin de solliciter la tenue d’une assemblée générale de la copropriété.
À ce jour, sauf erreur de ma part, la dernière assemblée générale s’est tenue il y a plus d’un an. Il me semble donc opportun et nécessaire qu’une nouvelle réunion soit organisée dans les meilleurs délais afin de permettre aux copropriétaires de s’exprimer sur les sujets en cours de gestion et de prendre collectivement les décisions qui s’imposent, et ce, conformément à l'Article 8 du décret du 17 mars 1967.
Par ailleurs, je vous saurais gré d’inscrire à l’ordre du jour de cette prochaine assemblée générale la question suivante : [formulez ici votre question de manière claire et concise, par exemple : « Réflexion sur l’installation de compteurs individuels d’eau dans les logements » ou « Point sur les devis de ravalement de façade »]
Je vous remercie par avance de prendre en compte ma demande et de m’informer des suites qui y seront données.
Vous souhaitant bonne réception de la présente, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.
Exemple de mise en cause du syndic pour sa gestion défaillante
Il arrive, dans la vie d’une copropriété, que le syndic soit mis en cause pour un manquement à ses obligations, qu’il s’agisse d’une absence d’intervention après des signalements répétés, d’un défaut de communication ou encore d’une mauvaise gestion financière. Ce modèle de lettre a été conçu pour exprimer une insatisfaction profonde et formelle tout en relatant des faits concrets, étayés et datés. Il s’inscrit dans une démarche de responsabilisation du syndic face à ses engagements contractuels, sans pour autant verser dans l’agressivité ou la menace.
Objet : Manquements répétés à vos obligations - LRAR
Madame, Monsieur,
Propriétaire du logement situé au [adresse complète], je me permets de vous adresser ce courrier pour vous faire part de ma profonde préoccupation quant à la gestion actuelle de la copropriété.
Depuis plusieurs mois, de nombreux dysfonctionnements ont été signalés par les copropriétaires, sans qu’aucune mesure concrète n’ait été engagée à ce jour. Plus précisément, je fais référence à la fuite d'eau dans les parties communes (cage d’escalier du bâtiment B), signalée dès le [date], pour laquelle aucune intervention durable n’a été réalisée, malgré plusieurs relances par mail et téléphone. À cela s’ajoute la panne de l’éclairage extérieur, survenue en [mois], qui nuit à la sécurité des résidents et reste non résolue à ce jour.
Par ailleurs, à la date de rédaction de ce courrier, aucun compte-rendu d’activité ni état financier détaillé ne nous a été transmis, bien que cela soit prévu dans les obligations de transparence qui incombent à votre mandat. Cette opacité complique sérieusement le suivi des décisions votées en assemblée générale et laisse planer le doute sur la gestion des fonds de la copropriété.
Je considère ces manquements comme graves et répétés. Ils nuisent à la bonne gestion de l’immeuble, compromettent la confiance des copropriétaires et peuvent avoir des conséquences financières ou juridiques pour le syndicat des copropriétaires.
En conséquence, je vous demande par la présente de justifier l’inaction constatée, de nous fournir sans délai les informations de gestion à jour et de prendre les mesures nécessaires pour remédier aux problèmes évoqués, dans un délai raisonnable.
À défaut de réponse satisfaisante de votre part, je me réserve le droit, avec d’autres copropriétaires, d’engager les démarches appropriées pour faire valoir nos droits et protéger les intérêts de la copropriété.
Dans l’attente d’un retour rapide, veuillez agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.
Comment s'adresse au syndic de copropriété de l'immeuble ?
Il est tout à fait normal et fréquent qu'un propriétaire soit amené à écrire au syndic de copropriété afin d'obtenir son autorisation pour effectuer certains travaux, domicilier une entreprise dans son logement personnel, poser une question pour la prochaine assemblée, mais aussi parfois pour en contester le fonctionnement, dénoncer un trouble du voisinage d'un locataire ou demander des explications sur certaines dépenses facturées, voire le mettre en demeure d'agir. Voici quelques conseils utiles pour votre démarche :
- Avant toute chose, posez-vous la question suivante : quel est l’objet exact de ma demande ? Signaler une panne, demander l'autorisation d'effectuer des travaux, contester un appel de fonds ou demander des comptes-rendus ? Cela vous permettra d’adopter le bon ton et de choisir les bons arguments.
- Décrivez la situation clairement, sans digression. Appuyez vos propos avec des dates précises, des références aux documents (procès-verbaux d’AG, articles du règlement de copropriété, devis, photos, etc.) si nécessaire.
- Formulez vos attentes de manière directe : souhaitez-vous une intervention, un remboursement, une réponse écrite ? Plus votre courrier est clair, plus le syndic pourra traiter votre demande rapidement. Mentionnez aussi un délai souhaité pour obtenir un retour, tout en restant réaliste.
Le conseil de l'expert : d'une manière générale, il est préférable d'envoyer toute correspondance par lettre recommandée avec A/R afin de conserver une trace probante de ces échanges.