Demande de report de l'entretien préalable à un licenciement par le salarié
Le salarié qui pour un motif sérieux est dans l'impossibilité de se présenter à la date et à l'heure choisies par son employeur peut demander un nouvel entretien. Dans ce cas, et en partant du principe que la première convocation était régulière, l'employeur est libre d'accepter ou de refuser la demande de report de son salarié, sauf disposition contraire dans la convention collective.
Si l'employeur accepte la demande, la jurisprudence lui permet de recourir à une procédure simplifiée qui consiste à informer le salarié par tout moyen de la nouvelle date sans tenir compte d'un nouveau délai de 5 jours, du moment que le salarié a la possibilité de se faire assister pour ce nouvel entretien. Lorsque le report est à l'initiative du salarié, le délai d'un mois pour notifier la sanction débutera à compter du second entretien et non du premier fixé. Voici un exemple pour demander le report de l'entretien préalable à l'initiative du salarié.
➤ Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour obtenir une dispense ou une réduction du préavis de licenciement
Objet : Demande de report de l'entretien préalable
Monsieur le Directeur,
Par lettre recommandée avec accusé de réception en date du [date de réception de la convocation], vous m'avez convié à un entretien préalable à une sanction disciplinaire prévu le [date initiale de l'entretien], conformément aux dispositions de l'Article L1232-2 du Code du travail.
Malheureusement, je me trouve dans l'impossibilité de me présenter à cette date en raison de [préciser le motif : un rendez-vous médical que je ne peux pas annuler, des obligations personnelles ou professionnelles, etc.].
Je suis conscient(e) de l'importance de cet entretien et je vous demande donc de bien vouloir le reprogrammer à une date ultérieure, idéalement le [proposer une nouvelle date] ou à un moment qui vous conviendrait mieux. Cela me permettrait de préparer au mieux ma défense.
Je reste bien entendu disponible pour en discuter de vive voix.
Dans l'attente de votre confirmation, je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, à mes salutations distinguées.
Informer du report de l'entretien préalable à une sanction par l'employeur
L'employeur qui se retrouve dans l'impossibilité d'assurer l'entretien préalable en raison de son absence (ou de celle de la personne censée conduire l'entretien) ou qui s'aperçoit d'une irrégularité dans la convocation peut reconvoquer le salarié à un nouvel entretien en respectant la procédure qui s'applique. Mais dans ce cas, si un licenciement est notifié au-delà d'un mois à compter de la date figurant sur la première convocation (Article L1332-2 du Code du travail), celui-ci serait considéré sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des Prud'hommes et donnerait lieu au versement de dommages et intérêts. Voici un exemple pour demander le report de l'entretien préalable à l'initiative de l'employeur.
➤ Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour accepter ou refuser une dispense de préavis de licenciement
Objet : Report de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire
Monsieur,
Par lettre recommandée avec accusé de réception en date du [date de la convocation initiale], nous vous avions convié(e) à un entretien préalable à une sanction disciplinaire prévu le [date initiale de l'entretien] à [heure] au siège de l'entreprise, conformément aux dispositions de l'article L1332-2 du Code du travail.
Cependant, nous vous informons que Madame [Nom de la Directrice des Ressources Humaines], chargée de conduire cet entretien, ne pourra malheureusement pas être présente à la date initialement convenue en raison de [motif précis, par exemple : obligations professionnelles imprévues, indisponibilité pour raisons de santé, etc.].
En conséquence, nous vous proposons de reporter cet entretien au [nouvelle date proposée] à [nouvelle heure], au même lieu. Lors de ce nouvel entretien, vous aurez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise.
Nous nous excusons pour ce contretemps et restons à votre disposition pour toute question ou ajustement nécessaire concernant cette nouvelle date.
Dans l’attente de votre confirmation, nous vous prions d'agréer, Monsieur, à nos salutations distinguées.
Comment demander le report de l'entretien de licenciement ?
En matière de procédure disciplinaire, il est indispensable de toujours communiquer par écrit afin de pouvoir ensuite justifier de ses démarches que l'on soit salarié ou employeur. Voici quelques conseils pour bien formaliser votre demande de report de la convocation à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire :
- Indiquez explicitement votre demande de report en précisant la date initiale de l'entretien et la nouvelle date souhaitée. Expliquez brièvement les raisons qui vous empêchent de vous présenter à la date prévue, qu'il s'agisse de raisons médicales, personnelles ou professionnelles.
- Suggérez des dates alternatives pour l'entretien afin de faciliter la reprogrammation. Fournissez des justificatifs si nécessaire pour appuyer votre demande de report et renforcer sa légitimité.
- Rédigez votre lettre sous forme formelle en utilisant un ton respectueux et professionnel. Assurez-vous que votre lettre est exempte de fautes d’orthographe et de grammaire.
Le conseil de l'expert : en cas de doute sur vos droits, consultez vos représentants du personnel, l'inspection du travail ou un juriste en droit social.