Exemple pour contester les faits reprochés comme un mauvais comportement
Ce premier modèle de lettre est conçu pour répondre à une demande d'explication écrite émanant de votre employeur. Destiné à contester des faits reprochés comme un comportement inapproprié ou non professionnel, cet exemple vous aidera à structurer votre réponse de manière claire, professionnelle et respectueuse, tout en défendant vos droits et en clarifiant les circonstances des faits contestés.
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Objet : Réponse à votre demande d'explication écrite - LRAR
Monsieur le Directeur,
Par lettre recommandée du [date] vous m'avez demandé de bien vouloir m'expliquer au sujet d'une altercation avec Monsieur [Nom] et moi-même qui aurait eu lieu le [date] en présence de Madame [Chef], chef de service [à adapter selon les faits reprochés ou reprendre les termes exacts utilisés par l'employeur].
Par la présente, je vous informe que je conteste vivement le récit qui vous a été reporté. En effet s'il y a bien eu une vive discussion entre Monsieur [Nom] et moi-même, à aucun moment la situation n'a dégénéré et aucun contact physique n'a eu lieu comme peut en témoigner Monsieur [Témoin] présent ce jour-là.
Par ailleurs Madame [Nom] n'était pas présente dans la pièce, mais se trouvait dans celle d'à côté et n'est intervenue qu'après la fin de cette vive discussion. De plus, [préciser toute information pertinente pour contester les faits comme des circonstances atténuantes ou des malentendus possibles].
Je souhaite également rappeler que cet incident s'inscrit dans un contexte particulier, à savoir [expliquer le contexte si pertinent, par exemple une élection de représentants du personnel], ce qui pourrait avoir contribué à une mauvaise interprétation des événements.
Je suis disponible pour une rencontre afin de discuter de ces faits de manière constructive et éclaircir définitivement la situation.
Dans cette attente, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma sincère considération.
Exemple pour justifier et s'excuser des absences ou des retards répétés
Ce second modèle de lettre a été imaginé pour répondre à une demande d'explication écrite concernant des absences ou des retards répétés. Destiné à justifier ces incidents tout en présentant des excuses sincères, cet exemple vous aidera à formuler une réponse claire et respectueuse, démontrant votre volonté de régulariser votre situation et de maintenir une relation professionnelle saine.
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Objet : Réponse à votre demande d'explication écrite - LRAR
Madame la Directrice,
Par lettre recommandée du [date] vous m'avez demandé de bien vouloir m'expliquer au sujet de plusieurs retards ces dernières semaines. Ces retards dont je ne conteste pas la réalité n'étaient pas dus à un dilettantisme de ma part, mais à plusieurs problèmes d'organisation.
En effet comme vous le savez la ligne de bus que j'emprunte chaque jour est en travaux pour plusieurs mois et m'oblige à faire un détour qui m'éloigne de la crèche où je dépose mon enfant avant de venir travailler [à adapter selon vos difficultés actuelles qui expliquent vos retards et absences].
Conscient de l'impact de ces retards sur le fonctionnement de l'équipe et l'entreprise, j'ai pris les mesures nécessaires pour y remédier. J'ai notamment envisagé des solutions alternatives de transport et ajusté mes horaires afin de minimiser les risques de nouveaux retards. Je m'engage à faire preuve de la plus grande rigueur pour que cette situation ne se reproduise plus à l'avenir.
Je vous remercie de votre compréhension et reste à votre disposition pour discuter de toute mesure supplémentaire qui pourrait être mise en place pour améliorer ma ponctualité.
Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, à mes salutations distinguées.
Exemple pour s'expliquer après une faute professionnelle ou une erreur
Ce dernier modèle de lettre a été rédigé pour répondre à une demande d'explication de l'employeur après une faute professionnelle ou une erreur dans son travail. En reconnaissant l'erreur commise, cet exemple permet également de fournir des explications sur des facteurs contributifs, tout en démontrant votre engagement à améliorer vos performances professionnelles.
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Objet : Réponse à votre demande d'explication écrite - LRAR
Monsieur,
Par lettre recommandée en date du [date], vous m'avez demandé de m'expliquer concernant l'erreur de manipulation survenue le [date] lors de [description de l'incident].
Je tiens à reconnaître ma responsabilité dans cet incident et à présenter mes excuses pour les désagréments causés. Cette erreur est le résultat d'une manipulation incorrecte de [préciser l'outil ou le logiciel] qui a conduit à [décrire les conséquences de l'erreur].
Après réflexion, je souhaite apporter quelques précisions sur les circonstances ayant contribué à cette faute. Tout d'abord, la formation initiale que j'ai reçue sur l'utilisation de [outil/logiciel] a été insuffisante pour me permettre de maîtriser pleinement ses fonctionnalités avancées. De plus, les fiches d'instructions fournies manquaient de clarté et ne couvraient pas certaines situations spécifiques auxquelles j'ai été confronté.
Conscient de l'importance de ce poste et des responsabilités qu'il implique, j'ai pris l'initiative de suivre des formations complémentaires et de demander des clarifications supplémentaires à mon chef de service. Par ailleurs, je propose de participer à l'amélioration des fiches d'instructions afin de prévenir de futurs incidents similaires.
Je reste à votre disposition pour toute discussion supplémentaire et pour collaborer à la mise en place de solutions visant à renforcer la formation et la clarté des procédures au sein de notre département.
Dans l'attente de votre retour, je vous prie de recevoir, Monsieur, mes salutations distinguées.
La demande d'explication écrite, une sanction simple
Un salarié de l'entreprise qui reçoit une demande d'explication écrite de son employeur au sujet de faits qui se sont produits dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail et dont la réponse sera conservée dans son dossier personnel sera assimilée à une sanction disciplinaire (Article L1331-1 du Code du travail). Par conséquent, et selon le principe de non-cumul des sanctions, l'employeur ne pourra donc porter ces mêmes faits devant le Conseil des prud'hommes ou entamer une procédure de licenciement pour faute par exemple. Dans la majorité des cas, les faits reprochés sont des retards ou des absences, des problèmes de comportement ou un travail mal effectué.
S'agissant d'une sanction disciplinaire, elle doit être prévue par le règlement intérieur de l'entreprise obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Elle doit être proportionnelle à la faute commise et ne pas être liée à un motif discriminatoire ou relevant d'une liberté fondamentale du salarié. La demande d'explication étant une sanction simple, elle peut être directement notifiée au salarié par voie électronique ou courrier recommandé sans convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire (Article L1332-1 et suivants du Code du travail).
Comment répondre à une demande d'explication écrite de l'employeur ?
Avant de rédiger votre réponse que vous enverrez en recommandé, prenez le temps de bien comprendre les faits qui vous sont reprochés. Relisez attentivement la lettre de votre employeur pour identifier précisément les manquements évoqués et les attentes formulées. Voici quelques conseils utiles :
- Il est essentiel de maintenir un ton courtois et professionnel tout au long de votre lettre. Évitez les émotions négatives ou les accusations personnelles.
- Commencez par reconnaître la réception de la demande, puis répondez point par point aux faits reprochés en apportant des explications détaillées et factuelles. N'abordez pas d'autres sujets.
- Appuyez vos explications par des éléments concrets tels que des documents, des témoignages ou des dates précises. La présentation de preuves solides renforcera la crédibilité de votre réponse.
- Soyez transparent sur les circonstances entourant les faits reprochés. Si des erreurs ont été commises, admettez-les et expliquez les mesures que vous avez prises ou envisagez de prendre pour éviter qu’elles ne se reproduisent.
Le conseil de l'expert : en cas de doute sur vos droits ou la procédure, rapprochez-vous de vos représentants du personnel ou de l'inspection du travail.